Coordinamento del giorno del Matrimonio: 5 Pro e 5 Contro

Proporsi come day-of-coordinator per offrire il servizio di coordinamento del giorno del matrimonio può offrire vantaggi e svantaggi per una wedding planner, poiché si tratta di un servizio diverso rispetto alla pianificazione completa di un evento. Ecco una panoramica di pro e contro:

Pro

1. Ampliare la clientela: Molti clienti hanno già pianificato gran parte del loro evento e cercano solo il coordinamento del giorno del matrimonio. Offrendo questo servizio, una wedding planner può attirare una clientela che non richiede un’organizzazione completa ma ha comunque bisogno di assistenza professionale.
2. Meno lavoro pre-evento: Essendo un ruolo concentrato principalmente sul coordinamento del giorno dell’evento, c’è meno impegno in termini di pianificazione a lungo termine rispetto a una gestione completa.
3. Facilità di ingresso: Per una wedding planner che sta iniziando, il coordinamento del giorno dell’evento può essere un’ottima porta d’ingresso per creare relazioni con fornitori e clienti, e può farle acquisire esperienza sul campo.
4. Flessibilità: Il servizio day-of-coordination può essere offerto parallelamente a quello della pianificazione completa, offrendo una maggiore flessibilità nel tipo di clienti da seguire.
5. Minori costi e responsabilità iniziali: Poiché non si gestisce l’intera pianificazione, i costi di tempo e risorse per il coordinatore sono ridotti rispetto a quelli necessari per un’organizzazione completa.

Contro

1. Meno controllo sull’evento: Essendo coinvolta solo all’ultimo momento, una wedding planner avrà meno controllo sugli aspetti cruciali del matrimonio (scelta dei fornitori, dettagli logistici, tempistiche). Questo può portare a stress o difficoltà nel risolvere imprevisti non previsti da chi ha pianificato l’evento.
2. Stress concentrato nel giorno dell’evento: La maggior parte della responsabilità si concentra sul giorno del matrimonio, con poco tempo per prepararsi. Questo può rendere difficile intervenire in modo efficace se ci sono problemi già radicati nella pianificazione.
3. Meno guadagni per evento: Poiché il servizio di coordinamento del giorno del matrimonio è meno impegnativo in termini di tempo rispetto alla pianificazione completa, i compensi possono essere inferiori. Inoltre, c’è meno opportunità di upselling di servizi accessori.
4. Reputazione e limiti di branding: Se una wedding planner si propone principalmente come coordinatrice del giorno, potrebbe essere percepita come una figura di secondo livello rispetto ai planner che gestiscono l’evento nella sua interezza. Questo potrebbe limitarne la crescita nel mercato premium o di eventi esclusivi.
5. Dipendenza dalla qualità della pianificazione altrui: Se la pianificazione pre-evento è stata eseguita male, la wedding planner può trovarsi a gestire problemi complessi senza aver avuto il tempo o le risorse per prevenire gli errori.

La Soluzione.

Proporre un servizio di “mese di coordinamento del matrimonio” piuttosto che il solo day-of-coordination offre diversi vantaggi sia per la wedding planner che per il cliente. Ecco perché potrebbe essere una soluzione migliore:

1. Maggiore controllo e preparazione

Offrire un mese di coordinamento permette alla wedding planner di entrare più in profondità nella gestione dell’evento. Questo servizio consente di:

• Familiarizzarsi meglio con i fornitori: Incontrare i fornitori, discutere le tempistiche, verificare contratti e piani logistici aiuta a prevenire problemi che potrebbero emergere nel giorno del matrimonio.
• Gestire gli ultimi dettagli: Gli ultimi 30 giorni prima dell’evento sono quelli più intensi, in cui si devono confermare tutti i dettagli e gestire le ansie e le esigenze dell’ultimo minuto. Offrire questo servizio permette di prendersi cura di tutto ciò che viene trascurato dai clienti.
• Creare un piano d’azione dettagliato: La wedding planner ha più tempo per elaborare una timeline precisa e coordinarsi con tutti gli attori coinvolti per evitare sorprese il giorno dell’evento.

2. Relazione più forte con i clienti

Con un mese di coordinamento, la wedding planner ha la possibilità di costruire un rapporto più solido con i clienti. Questo è utile per comprendere meglio le loro esigenze e desideri, e rispondere prontamente alle richieste specifiche. La fiducia instaurata in questo periodo permette di lavorare con maggiore armonia e serenità il giorno del matrimonio.

3. Prevenzione di problemi

Essere coinvolta negli ultimi 30 giorni consente alla wedding planner di identificare e risolvere eventuali errori o lacune nella pianificazione, che potrebbero emergere troppo tardi se il coinvolgimento fosse solo per il giorno dell’evento. Può quindi prevenire crisi dell’ultimo minuto e garantire che tutto sia perfettamente organizzato.

4. Valore aggiunto per il cliente

Molti clienti sottovalutano l’importanza degli ultimi 30 giorni prima del matrimonio, pensando di poter gestire le ultime attività da soli. Tuttavia, è proprio in questo periodo che la pressione aumenta, e avere un supporto professionale diventa prezioso. Il servizio di “mese di coordinamento” rappresenta un investimento maggiore rispetto al solo servizio di coordinamento del giorno del matrimonio, ma offre ai clienti la tranquillità che tutto sarà gestito in modo fluido.

5. Incremento di valore e reddito per la wedding planner

Questo servizio permette di proporre un pacchetto più completo rispetto al solo coordinamento del giorno, il che si traduce in:

• Aumento dei guadagni: Il compenso per un mese di coordinamento è ovviamente più alto, giustificando l’impegno esteso e le responsabilità maggiori.
• Upsell di servizi: Durante questo mese, la wedding planner può anche offrire altri servizi o suggerimenti, come la gestione di fornitori extra, decorazioni last-minute o consigli strategici, aumentando il valore percepito dai clienti.

6. Posizionamento migliore sul mercato

Offrire un servizio di “mese di coordinamento” posiziona la wedding planner come una professionista che non solo risolve problemi dell’ultimo minuto, ma che ha un ruolo attivo nel garantire che tutti gli aspetti dell’evento siano perfetti. Questo tipo di servizio può attirare una fascia di clientela che desidera un’esperienza più completa e organizzata, anche se non ha bisogno della pianificazione integrale.

7. Minore stress il giorno dell’evento

Essendo coinvolta già da un mese prima, la wedding planner arriva al giorno dell’evento con una conoscenza approfondita dell’intera organizzazione. Questo riduce lo stress legato agli imprevisti e permette di risolvere eventuali problemi con maggiore serenità e controllo.

Offrire un servizio di “mese di coordinamento del matrimonio” anzichè il coordinamento del giorno del matrimonio, crea un equilibrio perfetto tra la gestione dettagliata e la supervisione del giorno stesso. Ti permette di costruire un rapporto più forte con i clienti, garantire un miglior controllo sull’evento, prevenire problemi e, allo stesso tempo, valorizzare il tuo lavoro. Questo approccio non solo ti distingue dalle offerte di day-of-coordination, ma migliora anche la tua reputazione e il valore del tuo brand.

Roberta Torresan

Wedding Planners Pro

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